Énoncé de confidentialité de Sonance Wealth Partners Ltd.

Communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels

Le responsable de la conformité et de la protection des renseignements personnels de Sonance est garant des pratiques de Sonance en matière de protection des renseignements personnels.

Veuillez communiquer avec le responsable de la protection des renseignements personnels pour toute question, plainte ou demande concernant vos renseignements personnels, notamment pour y accéder, apporter des corrections, retirer votre consentement (le cas échéant) ou nous faire part de vos préoccupations au sujet de leur traitement automatisé.

Les renseignements que nous recueillons

Nous recueillons les renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires pour la prestation de nos services et le respect de nos obligations légales et réglementaires. Selon votre relation avec Sonance, ceux-ci peuvent inclure :

• vos renseignements d’identification et coordonnées, tels que votre nom, votre date de naissance, votre adresse, votre numéro de téléphone, votre adresse courriel, votre signature et vos identifiants délivrés par le gouvernement;
• des renseignements d’ordre financier et comptable, comme vos coordonnées bancaires, vos avoirs, vos opérations, vos revenus, vos actifs et passifs, ou encore des informations relatives à votre domicile fiscal;
• des renseignements relatifs aux placements, à la planification financière et à la conformité, tels que vos objectifs d’investissement, votre tolérance au risque, vos connaissances en matière de placement, votre horizon prévisionnel et toute autre information requise aux fins de conformité en matière de connaissance du client, de convenance des placements, de lutte contre le blanchiment d’argent, de fiscalité et de législation sur les valeurs mobilières;
• des éléments de communication et d’information relative aux services, y compris les renseignements que vous fournissez dans le cadre de rendez-vous, d’appels téléphoniques, de courriers électroniques, de demandes, de plaintes ou d’autres interactions avec nous;
• des renseignements techniques et numériques, tels que les données relatives à l’accès au portail, aux appareils et à l’utilisation du site Web, le cas échéant.

Comment nous utilisons les renseignements

Nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels lorsque cela est raisonnablement nécessaire, notamment aux fins suivantes :

• vérifier l’identité et nous conformer aux obligations en matière de connaissance du client, de convenance des placements, de lutte contre le blanchiment d’argent, de fiscalité, de droit des valeurs mobilières ainsi qu’à toute autre obligation légale ou réglementaire;
• procéder à l’ouverture, à la gestion, à la mise à jour et au suivi des comptes;
• fournir aux clients des services de gestion de portefeuille, de conseil, de planification, de production de rapports, de soutien aux opérations et d’autres services connexes;
• calculer et percevoir les frais, et gérer les ententes contractuelles;
• communiquer avec nos clients au sujet de leurs comptes, de leurs services, de leurs demandes et de changements importants;
• tenir des registres, effectuer des audits, enquêter sur les plaintes ou les incidents et gérer les réclamations juridiques;
• protéger nos clients, nos systèmes et nos renseignements par des mesures de prévention de la fraude, de cybersécurité, de contrôle de la conformité et de gestion des risques;
• assurer le bon fonctionnement des systèmes informatiques, la gestion et la tenue des documents, et d’autres services de soutien opérationnel;
• envoyer des communications promotionnelles ou de marketing conformément aux exigences applicables en matière de consentement et de désabonnement.

Consentement et choix

Nous demandons le consentement lorsque la loi l’exige. En ce qui concerne nos principaux services à la clientèle, nos pratiques en matière de collecte, d’utilisation et de divulgation de renseignements sont décrites dans les conventions avec les clients, les documents d’ouverture de compte, notre document d’information sur la relation avec les clients et les avis connexes.

Vous pouvez retirer votre consentement, le cas échéant, sous réserve des restrictions juridiques, réglementaires, contractuelles et relatives à la tenue de documents. Nous vous informerons de toute incidence sur les services ou le traitement qui pourrait en découler.

Nous ne communiquons vos renseignements personnels à aucun tiers affilié proposant des services non inscrits (comme la planification fiscale, la planification successorale, la planification financière ou les services de conseil aux entreprises), à moins que vous ayez préalablement donné votre consentement explicite par écrit. Vous pouvez refuser, restreindre ou révoquer ce consentement. Votre décision n’aura aucune incidence sur la disponibilité, la qualité ou les tarifs des services de gestion de portefeuille offerts par Sonance.

Prestataires de services et traitement transfrontalier

Il peut arriver que nous fassions appel à des dépositaires, des prestataires de services technologiques, des prestataires de services de gestion documentaire, des conseillers professionnels, des auditeurs, des prestataires de services de sécurité, des autorités de régulation et d’autres prestataires de services lorsque cela s’avère raisonnablement nécessaire à la fourniture de nos services, au respect de nos obligations légales ou à la conduite de nos activités.

Nous exigeons de nos fournisseurs de services qu’ils protègent les renseignements personnels au moyen de dispositions contractuelles et d’autres mesures adaptées aux renseignements et aux services concernés. Ces mesures peuvent notamment porter sur la confidentialité, la protection de la vie privée, la sécurité, la notification des incidents, le contrôle des accès, la conservation, la restitution, l’effacement et les obligations de collaboration.

Les renseignements personnels peuvent être traités, stockés, sauvegardés ou consultés à l’extérieur de votre province de résidence ou du Canada, notamment par l’intermédiaire de sociétés affiliées et de fournisseurs de services. Sonance demeure responsable des renseignements personnels sous son contrôle. Les renseignements traités à l’extérieur du Canada peuvent nécessiter un accès légal de la part de tribunaux, d’organismes de réglementation, d’organismes d’application de la loi ou d’autres autorités étrangères, conformément aux lois de la juridiction concernée.

Intelligence artificielle, enregistrements et outils automatisés

Sonance peut recourir à des technologies, y compris la prise de notes et la transcription assistées par l’intelligence artificielle (IA), pour faciliter la gestion et la documentation des rencontres avec les clients. Dans le cas où une rencontre serait enregistrée à ces fins, nous vous en informerons et obtiendrons votre consentement explicite avant de procéder. Vous pouvez refuser l’enregistrement ou la prise de notes assistés par l’IA sans que cela ait d’incidence sur la disponibilité, la qualité ou le prix des services de gestion de portefeuille offerts par Sonance.

Sonance n’utilise pas l’IA pour exercer un pouvoir discrétionnaire, autoriser des opérations boursières, se substituer au jugement de professionnels certifiés et inscrits auprès des autorités financières, évaluer la convenance des placements ou prendre des décisions d’investissement.

Sonance n’autorise pas les fournisseurs tiers d’IA ou d’outils automatisés à utiliser les renseignements personnels et les données de compte de ses clients pour entraîner ou améliorer des modèles mis à la disposition d’autres parties, sauf si ces renseignements ont été agrégés ou dépersonnalisés de manière irréversible.

Mesures de protection et conservation des données

Nous mettons en œuvre des mesures de sécurité administratives, techniques et physiques adaptées au caractère sensible, au volume et au degré de risque des renseignements que nous traitons. L’accès aux renseignements personnels est réservé aux personnes qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions ou à des fins autorisées.

Nous ne conservons les renseignements personnels que le temps nécessaire, conformément aux fins décrites ci-dessus, pour satisfaire aux exigences juridiques et réglementaires, ainsi que pour assurer la tenue adéquate des documents en cas de litige, d’audit, d’enquête ou de toute autre exigence légitime. Nous détruisons, supprimons, rendons anonymes ou dépersonnalisons les renseignements qui ne nous sont plus utiles, selon les meilleures pratiques de sécurité.

Vos droits en matière de protection de la vie privée

Sous réserve des lois applicables, vous pouvez demander à consulter les renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et à corriger toute information inexacte ou incomplète. Nous vérifierons votre identité et votre habilitation avant de vous fournir une réponse, laquelle vous sera transmise dans les délais prescrits par les lois applicables.

Vous pouvez déposer une plainte relative à la protection de la vie privée auprès de l’agent de la protection de la vie privée. Nous mènerons une enquête et la traiterons dans les délais prescrits par les lois applicables ou, en l’absence de ceux-ci, dans un délai raisonnable et documenté. Vous pouvez également avoir le droit de déposer une plainte auprès du Commissariat à la protection de la vie privée du Canada ou d’une autorité provinciale applicable en matière de protection de la vie privée.

Lorsque la loi applicable vous confère le droit d’obtenir des renseignements ou de demander une révision par une personne d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé, vous pouvez communiquer avec nous en utilisant les coordonnées indiquées ci-dessus.

Modifications apportées au présent énoncé

Nous pouvons mettre à jour le présent énoncé de confidentialité afin de refléter les changements apportés à nos pratiques en matière de protection des renseignements personnels, à nos services, à nos technologies, à nos obligations légales ou à d’autres circonstances importantes. La version à jour sera disponible sur notre site Web ainsi que sur notre plateforme client, s’il y a lieu.